现代企业管理沟通技术

2017-06-17

现代企业管理沟通技术：沟通背景(环境)分析

现代企业优化管理沟通,必须重视环境分析,建立环境分析机制,既要经常分析内部环境,又要分析外部环境,因人因事因时因地而异。要特别重视对沟通过程发生影响的环境因素分析:一是心理背景,包括沟通主体自己的心情和沟通主体对于对方的感受和态度,避免由于偏见与好恶而出现偏差。二是物理背景,即沟通发生的场所。特定的场所能造就特殊的沟通氛围,如与上司沟通时,在上司的办公室沟通与在厂区的花园沟通效果是不一样的。三是社会背景。对不同的社会角色,善于采取不同的沟通方式与模式,处理好沟通主体双方及对沟通发生影响的其他个体和人群的关系,如:上司在场与否,竞争对手在场与否,自己与他人沟通的措辞、举止会有区别。四是文化背景。它更是潜在而深入地影响每一个人的沟通过程与沟通行为。当不同文化在沟通中发生激烈碰撞或交融时,人们能深刻感受到文化的威力。

现代企业管理沟通技术：优选媒介(渠道)

沟通总是通过一定的媒介包括口头、书面和非语言而完成的。渠道是由发送者选择的、借由传递信息的媒介物。一般来说,口头沟通渠道主要用于即时互动性沟通,沟通内容具有一定的伸缩性,无需严格记录,沟通形式活泼,富有感情色彩。书面沟通渠道主要用于要求严谨,需要记录备案的沟通。无论是口头沟通还是书面沟通,都可以作为正式和非正式的沟通渠道。在选择沟通渠道时要因时因地因人制宜,根据当时当地的具体情况来正确选择恰当的沟通渠道。在当今信息经济时代,电子信息通道出现了多样化,如现在已经被企业利用的管理沟通电子渠道有:电子数据库、电子数据交换、个人电子邮件、组群电子邮件、可视电子会议、手机及电脑与网络共同传递的电子短信息、企业内联网、企业独立网站、企业互联网、企业电子刊物等一些新渠道。从理论上讲,管理沟通应该比以前有更快的速度、更大的信息容量、更宽的覆盖面积、更高的准确性和成功率。

现代企业管理沟通技术：重视反馈

完整无缺的沟通过程,必定包括了信息的成功传送与反馈两个大的过程。没有反馈的沟通过程,容易出现沟通失误或失败。为了检验信息沟通的效果,即接受者是否正确、完美、及时地接受并理解了所需要传达的信息,反馈是必不可少和至关重要的。如果发送者想要沟通成功,要求接受者及时进行反馈是必要的。当发送者发现传达的信息没有被理解,就应进行第二次甚至更多次地传送。同样地,如果接受者发现发送者收到自己的反馈后,再发送回来的信息表明理解有误,则在调整了理解之后,有必要进行第二次或第三次反馈,直到确认自己对信息的理解准确无误为止。

现代企业管理沟通技术：把握目标

确定沟通目标的意义在于:分析整个沟通过程所要解决的最终问题。针对沟通前众多的信息,沟通者必须组织一个清晰的概念传达给受众,才能实现有效沟通。这个清晰概念的组织包括:确定目标、明确观点、安排具体内容。沟通目标不仅要按指导性和咨询性策略进行,还要明确总体目标、行动目标和沟通目标。既要界定好总体目标、战略、策略和任务之间的关系,又要明确主导目标,善于在主导目标的规范下,考虑如何把对方的目标进行整合,确定最后的行动目标和沟通目标。

现代企业管理沟通技术：分析信息源

在沟通中,信息源即信息的发送者、沟通主体、沟通者,即:分析谁发起这个沟通的行为。在沟通分析过程中,沟通主体关键要明确三个问题:我是谁?我在什么地方?我能给受众什么?沟通主体分析是解决“我是谁”以及“我在什么地方”这两个问题。沟通主体分析“我是谁”的过程,就是自我认知的过程;而分析“我在什么地方”的过程,就是自我定位的过程,这两个过程就是确定可信度的过程。而解决好信息源的问题,则是沟通主体建立可信度和确定沟通目标的过程。因此,信息源始发沟通过程,确定沟通对象,选择沟通目的。

现代企业管理沟通技术：组织信息

为了使信息顺畅地传递至听众并使其易于接受,策略性地组织信息是至关重要。即重要内容应放在开场白还是置于结尾需要仔细斟酌。如果在开头就阐述重点,称为直切主题。由于直接切入主题能更快、更容易地为听众所接受,故在商务场合中应尽可能多地采用。如果在结尾说明重点,则称为间接进入主题,即采用循序渐进、逐条分析、最后推出结论的方法,以缓解具有排斥心态者的抵触情绪,并激发他们的兴趣,进而转变其态度。为此,要善于运用信息策略。信息策略是管理沟通的第三个重要环节,成功的沟通者在每次沟通发生之前,首先要考虑如何完善沟通的信息结构。信息策略的制定,关键在于解决好怎样强调信息、如何组织好信息这两个问题。

现代企业管理沟通技术：了解听众、服务听众

成功的管理沟通是听众导向的沟通。在沟通前应该了解听众背景:他们是谁?他们了解什么?他们对什么感兴趣?怎样激励他们?做好这四点主要是在与听众沟通前要认真预测听众是积极的还是被动的?是主要听众还是次要听众?他们对于沟通的主题了解什么?他们需要哪些新信息?听众对所提供信息感兴趣的程度?如果听众对沟通主题兴趣浓厚,就可以开门见山、直奔主题。而对于那些对沟通主题兴趣不大的听众,就应该设法激发他们的热情,征求意见并诱导他们参与讨论。沟通客体分析是成功管理沟通的出发点。要善于运用沟通客体策略,重视伦理道德在管理沟通中的作用。