浅谈企业档案管理论文

企业档案管理是企业管理的重要组成部分和基础工作,良好的企业档案管理对一个组织的有序运作和健康发展有着重要影响。下面是小编为大家整理的企业档案管理论文，供大家参考。

企业档案管理论文范文一：浅谈企业档案管理

摘要：规范的档案管理制度是企业管理制度的基础，它在企业的管理和发展过程中起着重要的作用。本文给出了企业档案的定义，介绍了档案工作的构成，阐述了档案在企业管理中的价值，提出了建立完善而规范的档案管理制度的要求。

关键词：档案管理信息档案库房

企业档案，是指自企业筹建以来在各项活动中形成的全部档案的总和。包括行政管理、经营管理、产品及生产管理、财务审计、人事劳资、投资管理、技术研发、土建工程、设备仪器等各项业务活动中形成的档案。包括但不限于各种文件材料、图纸、图表、帐薄、凭证、图书、照片、录音带、录像带、实物等。

在企业经营过程中，企业档案所包含的内容是非常丰富的，具体表现可以是一张几十年前的老照片，可以是一块铜质的奖牌，可以是一段录音资料，但他们却是企业管理和企业发展的重要见证。

档案在企业管理中的价值：

1、企业档案可以作为企业日常工作的参考资料。

对于企业来说，在生产经营和管理活动中必然会形成各种形式的档案，包括合同协议、证照、各类凭证、以及数据和图片等资料。企业的一切生产经营活动如：经营决案、项目建设、财务状况、人员情况等等都能在企业档案中得到真实的反映。档案工作者通过企业档案信息的收集、整理、分析和提供利用，从而将档案应用到企业生产经营和管理之中，这不仅有利于保证企业各项工作的顺利完成，而且有利于提高企业的经济效益和市场竞争力。

2、企业档案可作为开发新技术、实施新策略的依据。

企业要在市场上站稳，进而发展创新，就需要不断从工作中收集各种数据和资料，并进行研究开发。因此，档案工作做得好坏，档案资料的收集是否及时、齐全，管理是否科学，对企业新技术的开发和应用，新策略的实施会产生直接的影响。在当今科学技术是第一生产力的时代，没有深入研究、没有创新，企业就难以在市场上求得发展，这就需要我们在生产经营中不断探索、创新，完整的档案资料是实现创新的重要保证。如果档案工作跟不上经济发展的需要，对其过去、现在、将来都说不出一二三，很难谈得上探讨研究和开拓创新。

3、档案是企业实施科学管理的重要条件

要建立现代化管理模式，提高企业的管理水平，并与国际接轨，

档案信息为其提供了有力而可靠的依据。企业的重大决策、组织指挥、监督控制等是企业进行现代化管理的重量内容，要实现企业的现代化管理，一刻也不能离开企业的档案信息。

4、档案是企业重要的凭证，能间接产生新的效益。

一本科学、合理、规范的管理规程，可以规范员工行为，减少不必要的重复劳动，从而提高工作效率，避免违纪情况的发生;一份合法的劳动合同，可以减少许多因分配、调动而带来的劳动争议;一套完整的项目文件，可以为项目建成后的维护提供了重要的依据。

档案虽然不能直接产生经济效益，但在应用的过程中发挥着重要的凭证价值，可以产生新的效益。档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实，作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。因为档案在反映社会各种具体活动的同时，也反映了当事者应有的合法权益，其中包括立法性质的文件，证明文件和相互交往的各种材料。例如法律、法规、协议、合同、名单、记录、报告与批件、书信、账本、单据、存根等等，这些原始材料有的规定了各种社会关系、经济关系和政治关系的组成，有的记载了有关事件的过程，各方面承担的权利和义务以及当事人具有的资历、待遇和荣誉。在这些方面发生疑问、争执或纠纷时，档案最能有力地说明权益的归属，成为权威性的法律证书，并有一定的物证作用。长期以来，为了证实国家、机关单位和个人的合法权益，档案发挥了广泛的作用。许多单位和个人以档案为证据，解决了债务、产权和著作权等各种纠纷，证实了个人的学历、经历以及工资、福利待遇方面的诸多问题。

档案真实的记载了人们在社会活动中大量有知识价值的事实、数据、成果和理论，是贮存知识和历史文明的一种手段。纷繁复杂的资料像雪片一样飞来，企业档案管理是如何构成的呢?

档案工作的构成：

1、档案事业管理：包括对档案事业进行统筹规划、组织协调、业务指导、监督、培训、宣传等工作。

2、档案实体管理：包括对档案实体进行整理、归档、鉴定、保管、统计、提供利用等工作。

3、档案信息管理：对档案内容信息进行分析、检索、编研、编目、数字化储存、提供咨询服务等，

在企业档案管理工作过程中，我们很容易发现以下现象：

1、在相当多的企业里，档案管理工作中常常会遇到资料迟迟不归档的问题。有相当多的技术人员很喜欢把相关的技术资料锁在自己的抽屉里保存，一方面是方便自己查阅，另一方面可能是独享。这是一个经常会出现的我们习以为常的现象，这种现象是很不好的，一方面这种做法严重违反了企业档案管理制度，另一方面是这些重要资料会出现泄密、丢失、潮湿、虫蛀等情况，这样会给企业带来严重的损失。

2、企业档案管理工作是重要的，但也是繁重和单调的，需要档案管理人员耐心、细心和不怕苦的精神，才能做好这项工作，但很多企业不够重视这项工作，能拖就拖，不检查不考核就不搞，对档案管理员也不够重视。这种情况，很容易打击管理员的工作积极性，不利于企业档案管理发挥其应有的作用。

企业档案管理不仅要有科学的管理方法，有责任心的管理员，还需要建设好档案库房和设备，库房建筑与设备是保存档案的重要物质设施和基础，要考虑安全、防尘防潮、防热和防有害气体等功能。

档案库房的要求：

库房地址：应尽量避免设置在建筑物的底层和顶层，避免高温和潮湿。

2、库房外墙、门窗、地面要隔热和防潮，采取相应的措施。

3、档案装具：档案架一般采用金属制品，它是永久性的，没有引起火灾的危险，并能提供较妥善保管档案的条件。

4、库房地面的负荷：根据《档案馆建设设计规范》，库房的楼面均布活荷载不得少于5KN/M2，安装密集架楼面均布活荷载不得少于12KN/M2(一般15KN/M2)。

5、库房建筑的防火要求：面前我国建筑物的耐火等级分为四级，由建筑构件的燃烧性能和最低耐火极限决定。档案库房的耐火极限不应低于一、二级。一级耐火建筑都是钢筋混凝土结构或砖墙与钢筋混凝土结构组成的混合结构，二级耐火建筑物是钢结构屋架，钢筋混凝土柱或砖墙组成的混合结构。

库房建筑与库房技术管理都是档案保护的重要内容，二者互为补充，缺一不可，技术管理的物质基础是库房设备。

档案库房设备的要求：

空气调节装置：应安装独立的恒温恒湿空调工程，档案库房温湿度标准如下：

库房类别

指标名称 一般档案库(含胶片库、磁带库)

控制范围 每昼夜允许波动范围

温度(℃) 14~24 ±2

相对湿度(%) 45~60 ±2

2、档案装具：档案架一般采用金属制品，它是永久性的，没有引起火灾的危险，并能提供较妥善保管档案的条件。

3、消防设备：消防设备是指防火、灭火装置。常见的灭火剂有水、泡沫灭火剂、二氧化碳灭火剂、干粉灭火剂、卤代烷灭火剂。灭火装置根据其自动化程度的不同可分为人工灭火、半自动灭火和全自动灭火装置。一般为气体自动灭火装置。

规范的档案管理工作，是可以为企业提供强有力的信息支撑和管理支持，是推动企业发展的重要组成部分。档案工作是各项管理的基础工作，是维护经济利益、合法权益和历史面貌的一项重要工作，我们应该做好，发挥其重要作用。

参考文献

[1] 姜淑芬. 文书工作与档案管理[专著]，吉林大学出版社, 2011

[2] 内蒙古自治区建筑勘察设计院，《档案馆建筑设计规范》JGJ25-2000

[3] 苏杰. 文书档案管理实务 [专著] , 中央广播电视大学出版社, 2008

企业档案管理论文范文二：企业档案管理分析

摘要：随着经济的发展，企业生产经营不断壮大，企业管理水平也不断提高更新。因此，企业档案管理就不能停留在原有的水平，应该与企业整体管理水平同步提升，加强领导，建立健全档案管理规章制度，加强管理，实现档案管理标准化、规范化、科学化。使档案工作在企业的发展中发挥应有的作用。

关键词：存在问题;管理创新;对策

中图分类号: C29文献标识码：A

1 引言

随着办公自动化、社会信息化档案管理模式的深入发展，档案在企业的管理和发展过程中起着越来越重要的作用。企业的不断改革和发展，档案在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中，由单纯的存放走向应用，使之更好地为企业管理服务。

2 管理档案存在的问题

(1)企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则

企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项考核，一次考试在进行，整个过程加班加点，在短时间内取得了一定的效果，但达标以后，就出现后力不足，没有长期性和连续性，再由于部分领导对档案在企业中的重要作用的认识不足，对档案综合管理不够重视，甚至有部分领导还认为档案室就是资料室，档案室在某些人眼中成了废纸仓库，造成了档案工作有领导、无计划;有任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。[1]

(2)档案工作缺乏制度化的管理

当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，特别是工程技术档案，档案收集考核不明确;二是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员不断进入、更换，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷归档过程中，存在着分类不准确，卷内文件与目录顺序不符，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用;三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室都规办公室管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。

(3)缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造

目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少;二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备.但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。三是，领导重视不够，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。

3 企业档案管理原则

(1)统一领导，分级管理

企业内部的档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的企业档案管理制度，对企业的全部档案实施综合管理。

(2)维护企业档案的完整与安全

维护档案的完整，从数量上说，要保证企业档案在内容上齐全配套;从质量上说，要保持企业档案的系统性和内在的有机联系，在范围上应涵盖企业全部生产经营和各项工作活动所产生的各种门类、各种形式的档案文书、图表、声像等原始记录材料，严防对档案人为地加以割裂和零乱堆砌。维护企业档案的完整和安全，对企业档案进行很好的管理和保护，要加强保密工作，严防企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生，严守企业档案中所含的涉密事项，保护知识产权，维护企业的合法权益。

(3)便于企业和社会对企业档案的有效利用

企业档案的利用，既是企业档案工作的基本出发点，又是企业档案工作的最终目的。企业档案管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展，就是因为它对社会有一定的利用价值。企业档案的利用贯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终，并且是检验档案管理工作质量的根本标准。 [2]

4 企业档案管理创新

(1)要具备现代化的观念

计算机和信息技术的快速发展，已经和正在档案管理工作中产生划时代的巨大影响。随着企业办公自动化进程的加快，大量机读档案录音、录像、照片等新型电子文档的形成已纳入档案管理。要解决一个观念问题，就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上来，而是要借助现代信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。尽快树立起现代化的观念是每一个档案工作者紧迫的必修课，是档案管理步入现代化的第一步。

(2)要有先进的设备和技术

目前，就大多数档案馆特别是基层档案馆来说，先进设备不可能引进。因此，我们一方面要不失时机地争取相关部门的支持，力争改变我们的设备条件，为现代化打下基础，同时也应不失时机地培养人才，使现有的设备尽可能地与自己的馆藏实际相结合，在档案管理和提供使用中发挥作用。这方面的重要任务，一是充分利用现有设备，使之充分发挥效用，总结经验，培养人才;二是在整理、编目等基础工作的标准化上多下功夫，为进一步引进设备创造条件;三是对电子文件归档工作着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时应从本单位的实际情况出发，在保管条件、翻拍复印、装订等方面的现代化需要新的知识和新的技术手段。现有的档案管理人员如果不能适应工作的需要，要通过组织培训及业务学习等，尽快掌握信息管理自动化的基本知识和技能。总之，在购买和采用现代化设备上，必须以相关人才的调入和培养为前提，因为没有懂技术的相关人才，设备不可能充分发挥作用。另外，购买和引进设行备一定要考虑到本单位的实际，重点搞好基础工作，只有基础工作先行，现代化设备才能真正充分发挥作用。

信息化时代带给了我们太多的机遇。文件与档案工作者必须主动掌握时代的节拍，在文件与档案管理实践活动中，积极探索新的管理方法，升华管理理念，摆脱困惑，使文件档案工作与企业的发展和创新保持同步，使个人的努力与企业提供的资源形成合力，不断提升档案管理工作的科技含量，寻找新的创业之路。[3]

5 档案管理对策

(1)加强领导，提高对档案工作重要性的认识

建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。同时，按照档案达标的要求，制定和完善档案管理的整体规划，使企业档案工作顺利进行。

(2)加大对硬件设施的投入，进一步夯实档案工作基础

按照档案管理规定标准，配置足够面积的档案室库房、阅档室、办公室、微机室、档案柜或档案密集架、电脑、空调、去湿机、灭火器、温湿度计等硬件设施。搞好通风、采光、防虫、防潮等配套保护措施。

(3)提高档案管理人员管理水平

加强对管理人员政治素质和业务素质的培训，提高管理人的政策水平和专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”的多素质人才。

6 结束语

档案管理工作是与单位事业同生存、共发展的不可缺少的管理内容，是专业性很强的工作。做好档案工作就是对企业生产经营发展的推进，是企业发展的基础。我们要与时俱进、开拓创新、不断探究，将档案工作广泛、深入、健康、持久地开展下去。

参考文献

[1] 姜淑芬.文书工作与档案管理[专著]，吉林大学出版社,2011

[2] 周秦.提高档案管理人员素质的几点思考[N];闽东日报;2010

[3] 苏杰.文书档案管理实务，中央广播电视大学出版社,2008

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