会议的社交礼仪

2017-05-26

会议的社交礼仪一：会议准备礼仪

许多重要的会议，都是在政治上、思想上、组织上做了长时期的准备才成功的。准备阶段的主要工作有：

1.会务筹备组的建立。

组织一个高效率的会务筹备组，选好一个干练、认真的筹备组负责人，是会议成功的先决条件。会议筹备组的负责人，应是本单位比较有影响的人物，不但有较强的组织才能，而且有一点的凝聚力;不但自身各方面能力较强，而且能以身作则，关键时候可以带领会务组全体人员突击某项工作。如果允许，筹备组的负责人最好是会议主持人。

会议筹备组应下设两个小组：秘书小组与会务小组，前者主要负责文字宣传准备，后者主要负责除文字宣传以外的所有工作，从会前的准备，会议开始的接待，会议中间的服务，直至会后的送行等等。会议筹备组的主要负责人和两个小组的负责人要及时沟通信息，在总的日程安排下，作详细的准备工作及日程进度计划，以确保会议准备工作的完善。

2. 会务准备。

会务准备工作由会务小组负责，会务准备的内容很多，主要有：

(1)拟发好会议通知。会议通知必须写明开会的时间、地点及会议主题和会议参加者等内容。会议时间一般不应选择在重大节日和假日，因为这些日子是与会者的休息日。为了使会议参加者能对自己的工作做好安排，有的会议通知还应写明闲会时间。发会议通知要提前一定的时间，以便会议参加者有所准备。

根据会议的内容和参加者的地区范围，会议通知可采用张贴的办法，也可邮寄。邮寄会议通知时在信封上写明“会议通知，收到急转”的字样，以免中途耽搁。对外地的会议参加者，有关住宿和差旅费等问题都应一一写明，以免造成不必要的麻烦。

(2)安排好会场。会场的大小，要根据会议内容和参加者多少而定。会场的布置也要和会议的内容相称。在一些大型会议的广场或门口还应张贴“欢迎”之类的告示。如果会场不易寻找，应在附近安设路标以作指引。会标因在主席台上方，一般红底白字或黑字，字要端庄大方。两例或四周可布置一些带有鼓动性、号召性的标语。

座位的安排应根据会议的类型，选择圆形会场排列或正方形、长方形、对称形、凹字形等座位排列。摆设方面，应根据会议类型摆设，烘托会议气氛。如庆祝会应布置得喜气洋洋;座谈会、协商会应体现和谐、平等的气氛。布置应注意颜色的心理效果和花草、盆景的安排。另外，音响、灯光要和开会气氛相协调，开会前检查音响、灯光，以防出现问题。

(3)其他准备。根据会议的需要，决定会议是否需要组织参观、小型便宴等活动，做相应的准备。

(4)做会务预算。会议的预算一般包括：场地租用费、会场布置费、印刷品费、文书用品费、交通费、电话费、茶点饮料费、礼品费等。

会议的社交礼仪二：会议组织礼仪

1.工作性会议礼仪。

工作性会议是由不同方面的人聚集在一起，为达成同一目标、得到统一结论而召开的会议。工作性会议的礼仪主要有以下几个方面：

(1)会议通知应阐明目的。工作性会议的通知，一般不宜使用请帖的格式，通知中应该写明会议的目的。如有必要，还应写明会上计划讨论的事项，以便会议参加者准备资料。

(2) 会议应适于讨论。工作性会议主要是为讨论工作而召开的，如果会场太大、座位安排太疏散，则不易集中人们的注意力。一般来说，工作性会议的会场座位安排宜采用“圆桌型”，使会议的主要参加者围绕圆桌而坐，有利于提高会议的效果。

(3)既服从多数又尊重少数。在工作性会议的进行过程中，有时碰到需要裁决的问题，“少数服从多数”的民主集中制原则固然必须遵守，但对少数人的意见也应该给予尊重，这是因为有时少数人的意见可能是正确的，同时，正视有不同意见存在也有助于使决策更加周密。

2. 例会组织礼仪。

例会是指有固定时间、固定地点、固定人员参加的制度性会议。

例会的内容主要是传递信息或讨论工作。例会的礼仪主要有以下几点：

(1)与会者应准时到会。例会是制度化的会议，一般不发通知和告示。因此，参加者应该准时赴会。如遇到特殊情况不能赴会，应请有关合适人代为参加，或者事先请假，以免其他参加者无端等候。对例会的主持人来说，如有特殊情况需要取消或者推迟会议，更要在事先通知有关人员，以免让很多人徒劳往返，浪费时间。

(2)座位安排应紧凑。通常，会议室正中要设有圆桌或长桌，会议参加者应围桌而坐。坐得集中紧凑，便于会议参加者发言与倾听别人的发言。

(3)会议的时间不宜过长。例会的基本风格应该是“短小精炼”。会议主持者要尽量有效利用时间，在互通信息时，最好是一个紧接一个发言，尽可能不要出现冷场。在讨论工作时，也应抓住实质性的问题。如果对某一问题争论不休，主持者应考虑另择时间专门开会解决。如果经常把例会开成“马拉松”式的长会，又要所有的人“作陪”，就不合例会的礼仪。

3. 报告会的组织与礼仪。

报告会，是邀请某领导干部、专家学者或其他有关人员作专题报告的会议。较常见的有形势报告会、学术报告会、劳模报告会或英模报告会等。作专题发言的，通常是一人，有时也可以是多人。报告会议的礼仪，主要有以下几点：

(1)选好报告人。举行报告会，应在条件允许的情况下，选择与会议主题相关的造诣较高、体会较深、影响较大的人作报告人。这样，既可以不使报告人勉为其难，又能使听众颇有收获。

(2) 向报告人介绍情况。选定报告人后，举办者应将参加报告会的听众情况简要向报告人作介绍，并针对具体情况提出要求。这样便于报告人事先有针对性地做好准备工作，并对自己讲话的内容、范围、深浅程度有所了解。

(3)对报告人要以礼相待。对报告人的邀请、迎送以及招待应周到、热情。报告人作报告时，会议主持者应在场作陪，并仔细倾听报告及如需要录音录像，必须事先征得报告人的同意。

(4)注意“对话”方式。有的报告会，听众可以向报告人提出问题，双方可以进行对话。听众主动提出问题的，应将问题写在纸条上，由主持人转交给报告人，以利于报告人俟机回答;如果报告人主动要求主持人和听众提问题，应注意维护会场秩序，切勿一哄而起。

4. 座谈会的组织与礼仪。

座谈会是邀请有关人员参加交谈，讨论某个或某些问题，以达到沟通信息、联络感情目的。座谈会的礼仪，主要有以下几点：

(1)及时通知并说明内容。通知应及时发送，注明会议时间、地点、座谈内容，并且写上举办座谈会的单位或部门名称。如果用电话通知，最好找到参加者本人，并报告其详细内容。如托人转告，应把要点告诉转告者，以便会议参加者有备而来。

(2)创造出融洽、热烈的气氛。在座位安排上，会议主持者最或和会议参加者围圈而坐。开会时，主持者应事先讲明会议宗旨，以便参加者能有目的地积极思考如何发言。如果参加者与主持者互相不熟悉，主持者应先作自我介绍，有必要时也可请参加者互相介绍，以融洽会议气氛。如果开始时有些冷场，主持者可以引导大家广开言路，然后逐步接近座谈主题。

(3)鼓励插话与争论。为了使会议气氛活跃、热烈，可以鼓励大家采取你一言我一语的插话和争论方式进行座谈。这样，才能使与会者知无不言、语无不尽，才能听到与会者发自肺腑的心声。

5. 讨论会的组织与礼仪。

讨论会是就某一专门问题而召集有关人员参加探讨的会议，目的在于沟通信息、互通情况、求同存异，从而加深对问题的认识。讨论会的礼仪，主要有以下几点：

(1)适当控制会议规模。讨论会的规模可大可小，应视会议内容而定，应请与讨论问题有关的人士参加，不应该无针对性的兴师动众。

(2)创造畅所欲言的环境。不论是学术性的还是非学术性的讨论会，畅所欲言才能发现针真知灼见。

(3)会议纪要应全面客观。有的讨论会，在会后需要写会议及纪要，拟写时要做到客观、准确和全面。如果厚此薄彼、挂一漏万，一方面不能反映讨论会的实际情况，另一方面又是对某些人的不尊重。

6. 学术研讨会礼仪。

学术研讨会是交流学术思想，提高学术水平的重要手段，也是日益增多的会议类型。学术研讨会参加人员往往范围较大，人数较多。以中型、行业性、国内人员参加的研讨会为例，会议的全过程如下：

(1) 会议的准备工作。

① 会议发起人明确会议目的及主题。

② 成立筹备组，明确会务准备工作的分工。一般任命组织能力强、有一定威信的人担任筹备组负责人，筹备组下设三个小组：秘书组、会务组和宣传组。

(2)学术研讨会的关键环节。学术研讨会的关键是课题的选择和报告人的水平，所以，这方面的选择一定要慎重。对于出席会议的人员，也要提前一段时间发出通知。在大多数的情况下，请与会代表提前将论文提交会务组，以便选择作为大会宣读、会议交流或收入论文集的文章。

学术研讨会开得是否成功，另一个重要环节就是大会主席团的人选及会议执行主席的水平(对于小型会议，亦可称之为会议领导小组及会议主持人)。大会主席团的人选，不仅要求业务水平高，而且要有一定威望;执行主席还必须有相当的组织能力和演讲水平。

(3)与会人同的仪表。学术研讨会是比较严肃的会议，参加会议的人员必须衣着整洁、态度谦逊。在大会报告期间，注意聆听别人的发言，当与自己观点不同时，要心平气和地阐明自己的观点并举出实验数据和引证资料，不可以摆出“唯我正确”的架式，更不可以带着藐视的态度，用尖刻的语言向对方发问。

开幕式和闭幕式，学术报告会主席台上，除大会主持人、报告人以外，要将请来的主要来宾和大会主席团人员都请到上面就坐，其他时间，则没有必要都坐在主席台上。主席台上座次的分布，原则上是重要人物坐中间，然后向两边依次排开，大会主持人一般坐在边上。听众席上，对于大型会议的重要来宾，一般安排在前两排，在座位前的桌子上摆上姓名标志牌，进入会场时由服务人员引导至座位上。

7. 其他形式会务工作中主礼仪。

除了前文所谈的传统形式的会议之外，电话会议和领导人员应有关单位邀请参加的庆祝会、纪念会等社会活动的安排，也是办公室会务工作中越来越占有较大比例的部分。

(1)电话会议。

由于其及时、迅速的特点，目前已被党政机关和管理部门广泛利用。会务工作人员在电话会议召开时，需要做好以下各项工作：

①事先发出会议通知，及时通知有关单位和人员，要求其按时到开通电话会议的场所听会。

②提前与电话管理部门联系，确定开会具体时间，保证开会时的线路畅通。

③主会场的组织工作和服务工作。要落实与会领导和有关负责人的名单，以及发言人讲话稿，同时会务工作人员还必须始终参加会议，保证服务工作的落实。

④会前要检查各地分会场的到会情况并及时报告会议主持人。

⑤所使用的电话应加保密设备。

(2)社会活动。

是各党政机关领导人工作中较常见的部分，办公室应对这类活动进行合理、妥善的安排，以促进各项工作，同时又排除那些不必要的活动对领导人工作和精力的干扰。在这方面，应该掌握以下几个原则：

①要主动协助领导把好审核关，对邀请领导人参加的各项社会活动有所控制，不要安排参加那些不应该参加和不重要的活动。

②对需要参加的各项社会活动，办公室应协助领导进行合理的安排，综合考虑工作及领导人的精力各方面的情况，切忌把各项社会活动过多地集中到某个人或某些人身上。

③要认真做好领导人及决定参加的社会活动的组织服务工作。包括落实具体时间、地点，准备讲话稿等等。

会议的社交礼仪三：会后工作礼仪

1. 整理会议记录。

会后必须对现场记录进行整理，以更正现场记录中由于紧张而造成的字迹不情、语言文字不规范等问题，保证会议记录的真实、清晰、准确、完整和规范，最后成为会议文件之一或编发会议报告的依据。

2.安排与会人员离会。

这包括为与会人员结算钱款，回收需要回收的会议文件等。对于外地与会者，还应提前登记并为代购返程车(船、机)票。

3. 会议文件的立卷归档。

会议文件必须在会议结束后归入卷内，其排列顺序一般是：会议通知、会议纪要、会议议题及有关文件。对修改过的文件，立卷时应将原稿放在前面，然后将修改稿依次排在后面。大型会议完整的会议案卷，应包括以下部分：会议正式文件，如决定、计划等;会议参阅文件;会议安排的发言稿;会议上的讲话记录;其他有关材料。

4. 会议新闻报道。

重要会议往往要邀请记者到会。办公室或会务处应及时向新闻记者提出宣传会议精神的要求和建议。根据各种会议的不同情况，会议可发布新闻消息，或进行典型报道。新闻报道稿通常由会议工作人员与新闻记者配合共同编写，以求及时、准确地反映会议精神。新闻稿件在发布前应送领导人审核，以免出现差错。

5. 会务工作总结。

这是会务工作的最后一件事，一般由会议领导人员召集会务工作人员来进行。有时还要写出会务工作的总结报告。