办公室接听电话的礼仪_办公室接听电话的注意事项

2017-06-13

办公室里接电话看似是小事,其实有一定的学问。在接电话时,假如可以给对方留下美好的印象、获得对方的好感,对一个单位的宣传推介、工作开展、形象树立有极其重要的作用。下面是小编给大家搜集整理的办公室接听电话的礼仪以及注意事项。

办公室接听电话的礼仪

一、及时接听

如果电话铃声一响起,就应立即放下收头的事去接听。如果接听不及时,就会反映出一个人散漫的态度,而且应该亲自接听电话,轻易不要让他人代劳,尤其是不要让小孩干代接。

在接电话时,我们提倡“铃响不过三”:接听电活以铃响三声之内接最适宜。吧要铃响许久,才姗姗来迟。也不要铃响过一次,就拿起听筒。这样会让打电话的人大吃一惊,如有持殊原

因,致使铃响许久后才接,要在和刘方通话时向对方说明情况,棱示歉意。

正常情况下,不允许不接听来电,特别是“应约而来”的电话。就像敲门一样。如果刚敲第一声门你就开门,就会让对方吓一跳,而且还会认为你清闲得聚精会神地等着别人来敲门。如

果门被敲了很多省还没有回答,又会被认为没有人在,或者是不想理。

二、确认对方

一般情况下.对方打来电话后都会主动介绍自己。如果对方打来电话,没有主动介绍自己或者自己没有听清楚,你就应该主动问;“请问您是哪位价 我能为您做什么?您找哪位?”但是

,人们习惯性的做法是,拿起电话听筒后便会向对方盘问:“喂:哪位”这让对方会感到阿生而且感情疏远,缺少人情昧。

接起电话。拿起听筒后应首先自我介绍::“您好,我是某某某”

三、非常规电话的处理

如果接到打错的电话,不要发怒更不能出口伤人,正确做法是简短向对方说明情况后挂断电话。有时候接起电话,问候多声却听不见对方说话,这时绝对不可以不外青红皂白,认为是恶

意骚扰电话而破门大骂。因为,这种情况极可能由电话线路问题引起。使你听不见对方的声音,但是对方能听见你声音。万一对方是你的客户或上级,听到你在这端破口大骂,会造成什么样

的后果。如果对方是恶意骚扰的话,应简短而严历地批评对方。不必长篇大沦,更不应该说脏话;如果问题严重,可以考虑报警解决。

四、分清主次

1.接听电话要专心,与其他人交谈,边听电话边看文件、看电视那是很不礼貌的行为,吃东西边是失礼。

2.如果在会晤贵宾或会议期间接到电话,可向其歉意地说明不能立即通话的原因,并求诺稍后再联系。

3.接听电话时如果有别的电话打进来,千万不要不理睬,因为很可能是急事。可请求正在通话的一方稍等片刻,并对其讲明原因,然后立即去接另一个电话,问清情况后先访对方稍候,

或晚会儿再打进来,之后再继续和前者通话。

4.不能因为图清净随便拨下电话线。

五、规范地代接电话

代别人接电话时。要特别住意讲话顺序,首先要礼貌地告诉对方来历才能问对方是何人,所为何事,但不要询问对方和所找人的关系。

1.尊重别人隐私。代接电话时,忌远远地大声召唤刘方要找的人。不要旁听别人通话、更不要插嘴。不要随意扩散对方托你转达的事情。

2.记忆准确要点:如果对方要找的人不在,应先询问对方是否需要代为转让。如对方有此意愿,应照办。最好用笔记下对方要求转达的具体内容,如对方姓名、单位、电话、通话要点等

,以免事后忘记,对方讲完后,应再与其验证一遍,避免不必要的遗漏。

3.及时传达内容。代接电话时,要先弄清对方要找谁,如果对方不愿问答自已是谁,也不要勉强。如果对方要找的人不在,要如实相告,然后再询问对方“还有什么事情?”这二者不能

颠倒先后次序。之后要在第一时间把对方想要传达的内容传达到位。不管什么原因、都不能把自己代人转达的内容,托他人转告。

六、录音电话

1.留言制作要规范。留言内容一般包括这么几项:问候语、机主姓名和单位、致歉语、留言的原因、对来电者的要求以及道别语等。

2.如非很必要,尽量少使用录音电话,要及时处理录音电话上打进来的电话。

办公室接听电话的注意事项

铃响不过3声。拨打电话要注意“通话3分钟”原则,而接听电话则要遵循“铃响不过3声”原则,及时接听电话,尤其是有约在先的电话。约好通话而不接是严重的失礼行为。当然,训练有素的工作人员应该在电话铃声响两三声后再接,如果铃声刚一响就接,很可能电话会掉线。倘若电话铃声响到6声以上才接,接电话的人应该首先向对方致歉:“抱歉!让您久等了。”

正确处理打错的电话。当我们接听到对方拨错的电话,首先仍然要向对方问好,说明电话拨错了。然后要将本单位的电话号码重复一下,让对方验证。

在日常工作中,电话中断是经常遇到的情况,尤其是手机,说着说着就断了,可能是没电了,也可能是掉线了。遇到这种情况,秘书人员有责任告诉对方,自己所在的位置可能网络没有覆盖,并请对方指定一个时间,我们拨打过去。万一没有一点先兆,电话“啪”地就断了,要马上把电话打回去,打回去的时候第一句话就要道歉,并告知对方电话掉线了,或者说电池用完了。把电话首先打回去,这是对他人的尊重。如欲同对方另约其他时间通话,应该说好自己将按时主动拨打对方的电话。

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