秘书会务管理实务案例

2017-06-16

接受会议筹备工作

琳达是秋野电机(上海)公司总经理的秘书。这天下午上司对琳达说：“我准备开一个用户座谈会，你给准备一下。”在确认了会议日期之后，琳达还就其他事项向上司进行了确认，下面有5个选项：

a、这次座谈会大概有多少人参加?

b、我想还是租用长城大饭店的会议室，可以吗?

c、如果在长城大饭店开会，什么时候去预定会议室比较合适?

d、会场上的桌椅摆“口”字形合适吗?

e、我在这个星期五之前将邀请函发出去，可以吗?

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。

本题答案c

上司指示琳达来筹备会议，既然将会议日期和地点都定下来了，那什么时候去订会议室就是秘书份内的工作了，所以，问上司什么时候去预订会议室是不合适的。

琳达是鸿达家具(中国)公司总经理的秘书。这天上司对琳达说：“我想下个月召开全国各分公司经理会。最好在外面找个条件好一点的地方开，这事你负责办一下。”琳达与上司就会议的时间和预算进行了确认外，还就其它问题进行了确认。下面有5个选项：

a、除了要准备话筒和投影仪外，还要准备其它会议器材吗?

b、在征求分公司经理们的意见后再确定会场定在什么地方，可以吗?

c、会议名称用“鸿达公司分公司经理会议”合适吗?

d、在确认陪同分公司经理来开会的人数后，再去预约会场和住宿的房间，可以吗?

e、会议代表的午餐是准备盒饭还是在饭店里的餐厅就餐?

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。

答案b

上司指示琳达这个会是在公司的外面进行，作为会议的举办者，会场定在什么地方当然是由上司上司决定。因此，在征求分公司经理们的意见后再确定会场定在什么地方是不合适的。

琳达是旭君五金(中国)公司营销总监的秘书。这天上午上司开完例行的司务会回来后对琳达说，下个月初的市场营销会议由他主持，让琳达做好会议准备。琳达就会议的相关问题向上司进行了确认。下面有5个选项：

a、下个月初市场营销会议的具体时间定下来了吗?

b、今天司务会讨论的是什么议题?

c、会议资料要马上开始准备吗?

d、会议资料基本上与上季度市场营销会议的相同吧?

e、可以马上请行政部预约上次营销会议租用过的会议室吗?

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。

本题答案b

公司让上司主持下个月的市场营销会议，琳达作为秘书，自然要帮上司做好会议筹备工作，如准备会议资料、确定会议时间、租用会议场地等。但今天上司参加的会议内容与琳达所要做的筹备工作没有什么关系，所以问今天的会议内容是不适合的。