如何提升办公室工作效率
如何提升办公室工作效率?提升办公室工作效率,打造现代综合服务平台,实现组织战略目标和效益,是办公室工作义不容辞的现实命题。下面小编为大家整理了提高办公室工作效率的方法,欢迎大家阅读!
如何提升办公室的工作效率
一、牢牢把握办公室工作职责,提高工作重要性认识,坚定做好工作的信心和决心。
任何部门的存在都必须与其权、责紧密联系在一起。办公室工作能够在组织建设中占有重要的一席之地,这与其重要的职责是分不开的。这也是办公室开展工作并提升效率的前提和基础。作为上、下、左、右、前、后等部门和人员的联系部门,办公室工作必须坚持服务领导、联系群众、提升组织绩效的职能。特别是对一些其它部门都不管的事情,办公室必须要主动进行承担,切实起到“综合部”、“不管部”的作用。
针对目前社会上对办公室工作存在的一些负面看法,如他们认为办公室不过是跑跑腿、应酬一下而已,对此作为办公室人员,必须要有清醒的岗位重要性认识,要结合工作职责,把工作做好,产生效益,以此获得组织的肯定、人们的认可,以及自身价值的展现。
当然,办公室工作千头万绪,非常复杂和繁琐,加班加点是常有的事,工作的难度也是比较大的,作为办公室工作人员,必须要有不畏难、不怕苦、顾大局、能奉献的精神,坚定做好工作的信心和决心,要通过自己的不懈努力,提升工作效率和效益,为组织做出自己最大的努力和贡献。
二、健全岗位责任制,推行目标管理,严明工作纪律,增强办公室工作人员的执行力。
作为办公室工作效率提升的重要保障之一,办公室工作人员必须要在进一步明确岗位职责的基础上,推行责任制和目标管理,并使这些职责能够很好地得到贯彻落实。
一是进行职能分解。使办公室下属的所有部门和人员身上都有明确的工作指标和目标,即做到“千斤重担人人挑,人人肩上有指标”,而将这些部门和人员指标和目标集合起来,就是办公室工作职能的全面体现。
二是拟定工作制度。具体包括办事制度、议事制度、监督制度等,使办公室下属所有部门和人员都能够在制度的规制下,正确地做好本职作。当然,这个制度必须是在组织的整个框架内运作,符合组织的战略目标。
三是发挥人员潜能。办公室工作人员能力有一定的差异性,作为工作效率提升的执行者,必须要充分发挥办公室工作人员各个个体的能力,扬长避短,科学配置,做到人人都明白自己应该做什么事,各司其职,各负其责,各尽其能。
四是严明工作纪律。由于办公室牵涉到的面比较大,也事关组织和很多人的利益,因此工作纪律必须严格并且要得到切实遵守。办公室工作纪律不仅包括国家层面上的法律法规,还包括组织制定的规章制度,这些都是办公室工作人员的基本行为规范。
五是加强执行力。再好的方案,再好的理念,都必须要通过执行来达到组织的目标。
三、加强业务培训,强化团队意识,提升办公室工作人员的办事能力和综合素质。
学习力是办公室工作人员的终身必修课。作为组织来说,要通过考核激励机制,使办公室工作人员由“要我学”转变为“我要学”,提升自觉、主动学习意识。在具体学习过程中,要结合办公室工作实际,要科学制订培训计划,认真落实学习制度,按需拓宽培训内容,丰富学习培训形式。在学习过程中,要坚持理论和实践相结合的方式,不仅要向书本学习,还要在实践中向一些先进典型和榜样学习,并自觉将学习转化为实实在在的行动。
办公室就是一个团队。办公室每位工作人员的力量是相对渺小的,但如果集合起来,就能够起到团队的巨大作用。因此,激发办公室团队精神,使工作人员通过团队协作,共同完成组织目标,这也是办公室提升工作效率的重要途径之一。至于提高团队精神的方式方法有很多,重点是要在工作中用团队工作制度和工作目标,来替代个人单打独斗的困境,必要时可以组织办公室工作人员通过团队拓展训练,来提升全体人员的团队意识,从骨子里领会团队的实质,并将其溶入到实际工作中去。
总体来说,办公室工作对人员的素质要求是多方面的,其中特别要求注重综合性和整体性。因此,办公室工作人员都必须要有持续学习意识,用学习力来解决工作中遇到的各种新情况、新问题,进一步提升工作的效率和效益。
四、坚持科学发展,推行办公自动化,提升效率意识,促进办公室工作现代化建设。
办公室工作集科学性、规范性于一体,仅凭过去的一些经验和习惯,很难提升工作的质量和水平。因此,作为办公室工作人员来说,必须要以科学的理念,运用现代办公室管理规范,包括接待、用车、会议等,都必须要形成制度和流程,按照标谁程序运作。
同时,在当前信息社会形势下,办公室工作也必须与时俱进,主动运用办公自动化管理,通过网络办公和信息管理系统,在更好地提高办公室工作效率的同时,促进办公室工作与时俱进,向现代化迈进。
总之,提高办公室工作效率是一个系统工程,而要想使这个系统有效运转,就必须依靠办公室全体人员认真履职、团队合作、科学规范、创新创效、从而全面实现办公室工作的效率和效益。
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