建筑公司档案管理论文

档案管理是单位业务建设和工作拓展的基本依据,是企业可持续发展的基本保障。下面是小编为大家整理的建筑公司档案管理论文，供大家参考。

建筑公司档案管理论文范文一：建筑工程档案管理问题研究

摘 要：本文简要介绍了建筑工程档案的内容和特点,详细阐述建筑工程档案管理中存在的问题,并从宏观、微观两个方面加以揭示和研究,以期推动建筑工程档案管理健康规范有序发展。

关键词：建筑工程 工程档案 档案管理

中图分类号：TM752 文献标识码：A 文章编号：1672-3791(2012)06(c)-0159-02

建筑工程档案管理是建筑施工企业生产经营过程中不可或缺的重要组成部分,是工程建设的整体真实反映。建筑工程档案对整个工程质量监控、日后防灾抗灾、基础维修及改扩建等工作都有着不可替代的作用。因此,做好建筑工程档案管理工作十分重要,但是,目前建筑工程档案管理实践存在着诸多问题。

1 建筑工程档案内容及特点

目前,业界普遍认可的建筑工程档案定义是：“建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动,是建设项目管理在立项、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。”

1.1 建筑工程档案内容

笔者结合上述定义,从整个工程建设的全流程出发,认为建筑工程档案内容应包括前期准备文件、工程施工文件、完工验收文件及监理文件四个部分。前期准备文件包括：上级审批批准文件;决策立项文件;勘察、测绘、地质等资料;工程招投标及承包合同文件;计划任务书、项目方案等。工程施工文件包括：土建工程及水、电、设备安装工程施工管理资料;施工技术资料;施工物资资料;施工测量记录：给排水、消防、采暖、通风等设备安装工程记录;工程有关的照片、录像、录音、光盘等。完工验收文件包括：竣工图;工程质量控制资料核查记录;施工现场管理检查记录;竣工验收移交证明书;竣工验收监督通知意见书;竣工报告;审计报告等。监理文件包括：监理中标文件及有关合同、协议书;监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要,隐蔽工程验收记录;观测记录;工程质量检验及评定文件材料等。

1.2 建筑工程档案特点

建筑工程档案存在于工程建设的全过程,有不同于其他档案的特性,分析研究其特点对于管理中发现问题、解决问题有一定启示作用。其主要特点,首先,量多类杂。建设工程项目周期长,部门多,人员杂导致产生的档案文件繁多,类型复杂。其次,系统连续性。工程建设涉及建设、施工及监理等多个部门,各部门产生的档案相互关联组成一个有机整体。建筑工程档案的保存和积累,是一个继承和连续的过程。再者,全面真实性。建筑工程档案产生于工程建设的实践,全面反映记录工程建设的各类信息,是项目工程实体的真实写照。最后,实用性。建筑工程档案是工程项目最原始的记录,有很高的实用性,通过档案,可以全面考察工程质量,协助日后防灾减灾、维修、改扩建等工作。

2 建筑工程档案管理中存在的主要问题

建筑工程档案管理存在诸多问题,如制度建设问题、管理模式问题、管理人才问题、档案质量问题、规范化标准化问题等等,笔者通过研究把这些问题分类归纳为宏观问题和微观问题两个大的方面。

2.1 宏观问题

2.1.1 档案管理制度缺失,管理模式缺乏统一

针对基建工程项目档案管理工作,国家档案局于2001出台了《基本建设项目竣工文件的编制和档案整理规范》、《国家重点建设项目档案验收规定》两个档案管理规范性文件。但是,目前很多建筑工程单位忽略档案管理制度和法规研究学习,没有按照国家相关档案管理规定从工程立项开始制定一整套符合项目建设实际的档案管理制度和措施,往往想到哪做到哪,档案管理工作随意性很大,工程建设各阶段的档案管理混乱无序。

另外,工程项目建设涉及建设、施工、监理等多个单位部门,往往各单位部门产生的档案各自管理、各自为政。一些单位部门成立了专门的档案室,工程档案专人专管,多数单位工程档案由其他业务部门代管或由非专业人员兼管,各个单位部门档案管理相互缺乏沟通,档案管理整体性较差。

2.1.2 档案管理意识淡薄,基础管理工作薄弱

目前,“档案”概念还未被社会大众广泛认知,档案管理意识普遍淡薄。工程建设中由于档案管理工作繁琐复杂,且不能产生经济效益,工程建设部门多数精力集中于工程建设进度上,往往忽视或不重视档案管理工作,消极被动应付档案管理工作。从部门领导到基层档案管理人员认识不到档案管理对于工程建设的重要作用,很多规章制度不落实,经常出现工程项目完工即将交工验收时,才开始应付整理档案,敷衍相关部门检查,这种做法给整个全流程档案管理带来诸多不良后果。

工程建设过程中档案管理工作基础薄弱,一些建设单位往往只注重工程项目的经济效益,而对工程档案的各阶段管理很不重视,没有成立专门的档案管理机构。档案基础工作的系统化、有序化、可持续化不足,大量珍贵档案资源随处放置或丢弃,档案收集、整理、立卷、标引、著录及检索利用等未按相应标准规范操作。竣工验收档案质量关把握不严,各项档案监督监管机制不落实。

2.1.3 档案管理人才匮乏,专业素质参差不齐

建筑工程项目组中的档案管理人员多数没有经过档案专业培训,缺乏工程档案基本知识和工作经验,并且常有一人多职或兼职等现象,部分项目组根本不设专职档案管理人员。能对档案进行日常整理、使用和维护,具有先进档案管理技能的档案管理人才十分匮乏。特别是在数字时代,了解和掌握电子文件形成规律、特点和管理方法,熟悉电子档案管理技术的人才十分稀少,多数档案管理人员仍处于手工操作阶段,工作效率低,劳动强度大。

现有的档案管理人员专业素质参差不齐,档案管理业务知识陈旧,现代档案管理技能和方法欠缺。并且由于档案管理工作枯燥、繁琐,待遇不高,很多档案管理人员受不了外界干扰和诱惑,产生不耐烦情绪和安于现状思想,责任心和敬业精神不强,服务水平不高。

2.1.4 档案管理资金短缺,管理技术设备落后

由于普遍存在档案意识淡薄,工程建设单位领导往往只关注项目建设,把建设资金全部投向工程建设,档案管理资金投入极度不足,档案管理经费经常靠东挪西凑,从其他项目中挤出。

建筑公司档案管理论文范文二：建筑工程档案的阶段管理初探

摘要：本文主要就建筑工程档案的阶段管理进行介绍和分析，并结合笔者的工作经验进行探究，提出加强建筑工程档案管理的措施和方法，仅供参考。

关键词：工程档案;管理;措施

中图分类号：TU726 文献标识码：B 文章编号：1674-3954(2013)21-0190-02

1 工程档案管理的阶段任务

1.1 工程招标阶段

工程招标阶段的主要任务是根据合同确定的，随着合同的签订而产生的。工程招标阶段的主要内容就是收集关于工程的资料，保证准确合理的档案，从而更好的为施工合同服务。尤其是一些重大工程的建设施工更是需要工程档案的有效服务，不管是工程设计、施工、监理等阶段都需要招标竞争来承揽，只要承包合同一签订就可以开始工程施工。注意在签订工程合同时要秉着谨慎细致的态度对合同中的每一项条款进行严格审查，确定合同规定的双方的权利和义务。合同的规定可以有效的对施工工程进行预检、质检，成立工程施工专门的档案资料。在对进行合同管理的过程中会形成大量的档案资料，比如：监理方和供应商、承包商与业主、承包商之间的合同变更、现场签证、业务信函等，另外还有施工材料的选购、施工机械设备、施工人员、施工质量、工程投资、工程监理的管理等档案资料，这些工程中的资料形成了档案管理工作的范围。并且，合同中还记录着工程施工的很多原始的资料，可以为施工中出现纠纷提供解决依据。

1.2 工程设计和施工阶段

工程设计和施工阶段是工程施工最重要的阶段和组成部分，同时也是构成档案管理的重要资料。要想保证工程档案资料收集工作的顺利进行就必须先做好工程和工程档案的同步管理工作，这不但显示了工程档案管理的水平和质量，而且还显示了工程对于施工建设的质量要求。负责工程档案管理的工作人员要定期到达施工现场进行勘察，积极参加工程的设计交底会、技术讨论会、工程调度会等，了解施工的实际情况，根据施工设计图纸和施工进度计划等相关规定制定档案资料，并确定档案资料的范围和主要内容等，另外还要协同工程技术人员进行对整个施工过程进行监控，保证施工环节、记录环节、整理环节、收集环节、整理环节等阶段的相关资料，并根据实际情况进行不断完善。

工程设计和和施工阶段必须严格按照施工设计与图纸进行施工，施工过程中可能会出现设计变更的情况，出现这种情况的原因多种多样，比如：设计人员设计好施工图纸之后发现与施工实际情况不符、或者是与施工现场条件的限制、施工材料、施工技术等不符，因此必须对设计图纸进行变更。施工设计图纸的变更加大了对工程档案管理的难度，因此就要求负责工程档案管理的人员必须严格工作，提高工作的质量和效率。

档案管理人员在工程设计和施工阶段要加强对于档案的检查和管理工作，并对档案的准确性进行校对，保证档案的完整性和准确性。比如：档案管理人员在整理《建筑工程质量保证资料》时要对施工使用的钢材进行分析，要根据钢材的出厂合格证、出厂试验报告、机械性能试验报告等进行检测;如果是进口钢材还要对其化学成份进行检测并进行焊接试验;施工单位不但要检查钢结构的出厂合格证，还要对钢材进行随机取样检测，检测好之后根据钢材的级别进行排序并标号。

另外，档案管理人员还要注意收集施工隐蔽工程的资料，便于工程之后的维护和运行等。

1.3 工程竣工交付阶段

工程竣工交付阶段主要是对工程档案资料进行完善，这也是影响工程档案资料完善性和准确性的关键。工程竣工档案的质量要求：完整、图物相符、齐全、统一规格、优良纸质。工程经过招标和设计之后已经初见工程档案的雏形，这时候要注意谨慎，认真审核每一个竣工资料(检查资料的完整性、准确性等)。如果工程档案资料不符合要求则要提出书面建议进行整改，对于验收中的问题要及时进行复查和整改，最后要有各个部门的签字确认再进行归档即可。

2 工程档案管理的具体操作

2.1 统筹部署，健全管理体系

工程施工时要结合档案管理工作建立健全的企业档案馆、项目档案室、施工资料员三级管理体系，保证档案管理工作和项目建设工作的同步进行。工程项目申请之后要开始对档案资料进行收集和整理，验收工程项目时要根据档案资料进行验收，提高归档的质量。

2.2 加强工程档案管理队伍建设

工程档案管理队伍的建设要注意以下几个方面：①培养工程档案管理队伍中的工作人员要具备一定的专业水平、专业技术、专业素质等。⑦不要随便的变动队伍中的人员。尤其是工程规模比较大，施工时间比较长的工程更要保证档案管理队伍中工作人员的稳定性。另外，要定期开展对于工作人员的培训，不断提高工作人员的专业素质，利用计算机网络信息管理等现代技术进行管理，增强工作人员的现代化意识，现代化管理手段，实现准确、快速的查询施工信息，更好的为工程管理服务。

2.3 建立现场办公制度

企业要建立健全的现场办公制度，工程档案管理人员要在施工现场进行办公，根据现场调查不断收集资料，定期开展技术例会，随时掌握施工的进度情况，对施工情况进行详细记录等。针对档案管理中出现的一些问题，工程档案管理人员要及时根据参考资料、施工情况等及时处理好问题。

2.4 建立资料归档会签制度

建立健全的资料归档会签制度，工程档案部门建立的资料归档会签制度，主要有以下几个方面：验收会签制度、考察培训资料会签制度，建立相应的资料归档会签制度可以有效的防止档案资料的流失，便于工程后期的维护和使用等。

2.5 拓宽新领域，扩大收集范围

工程档案管理人员要根据施工的实际情况、施工特点等不断扩大工程合同、监理大纲、工作总结、月报、质量检验单等资料的收集范围，加强施工竣工档案资料的完整性、连续性、准确性、客观性等，从而使档案资料能够有效的显示出工程施工的整个过程。 3 工程档案管理的关注要点

3.1 注重收集未被采纳的方案资料

没有被采纳的方案资料具有连续性、完整性等特点，一般在工程正式立项之后要具备可行性分析、施工设计、工程招投标文件等，虽然这些都不能作为工程设计的基础资料，但是每一个文件和方案对于工程施工而言都需要投入一定的人力、物力和财力，所以这些文件和方案都具有一定的参考价值和意义，这些文件和资料对于工程的后期改造、扩建、新项目建设等都具有重要的作用和影响，有利于保证工程档案的完整性和连续性等。

3.2 注重收集设计基础资料

工程档案管理工作要加强对设计基础资料的收集工作，这些基础资料主要有：施工场地的地质条件、地形、地貌、水文条件、气象条件、施工技术等，这些基础资料的收集对于工程设计和施工都具有重要的价值和意义，并且这些资料具有份数少和利用率高的特征，所以应该作为档案管理中的重点进行管理点。

3.3 注重收集准确的竣工图纸

竣工图纸的交付是工程最后一个环节，竣工图纸的绘制要严格根据国家对于竣工图纸绘制的相关要求和规定进行设计，设计好之后要根据工程归档规范和立卷标准进行整理工作，整理好之后要移交给档案管理部门。档案管理部门要对竣工图纸进行严格的审核，尤其是竣工图纸的准确性(其准确性主要表现在该图纸是否反映了施工的实际情况、是否与实物相符、数据是否准确、签证手续是否齐全等)，因此负责审核竣工图纸的工作人员必须熟悉相关的专业知识，将竣工图纸和施工现场的实际情况进行对比，保证竣工图纸的准确性和归档的质量。

3.4 注重收集设备安装调试形成的记录资料

施工使用的机械设备在安装调试的过程中因为各种客观环境的影响，所以可能导致其技术参数的实际值和设计值不同。所以，机械设备在安装调试的过程中记录的一些数据显得尤其重要。使用的设备仪器档案要具有产品说明书、操作手册、维修手册、产品合格证等资料，另外要重视机械设备的安装调试数据。

3.5 注重收集培训资料

因为施工开始之前还会一些负责操作机械的工作人员和施工人员等进行培训，这些培训资料中有很多设备操作、维修、管理的资料，但是这些培训资料一般都分散在个别人手中。因为参与培训的人员不一定都参与了工程施工，所以要将这些培训基础也都收集起来，然后再次的分法并进行归档。

4 总结

综上所述，我们了解到建筑工程档案的阶段管理的相关知识，并对施工各个过程中的资料收集进行探讨，利用计算机等高科技管理手段和技术提高管理的质量。

参考文献

[1]刘宏，当前建设工程档案管理中出现的问题及对策[J]，剑南文学(经典教苑)，2011(06)

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