办公室文员接电话礼仪

2017-02-20

文员是公司的基层职员,一般从事文件处理工作,通常情况下,文员是做些文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事务之类的工作。那么,下面是为大家准备的办公室文员接电话礼仪,希望可以帮助大家!

办公室文员接电话礼仪

一)电话铃声一响,应尽快去接,最好是在想三声后接起,接电话应先自报家门,“您好,这里是X X公司×X部,请问找哪位?”;询问时应注意在适当的时候,根据对方的反应再委婉询问。一定不能用很生硬的语气说:“他不在”、“打错了”、“没这人”、“不知道”等语言。电话用语应文明、礼貌,态度应热情、谦和、诚恳,语调应平和、音量要适中。这样,对方就会对你乃至你的公司留下好印象。

(二)仔细倾听对方的讲话,把耳朵贴进话筒。为了表示你在专心聆听,并且已经理解,你还要不时地称“对”道“是”。以显示你给对方的积极的反馈。最好准备好纸和笔放在旁边,重要的内容应简明扼要地记录下来,同时,对着听筒重复对方的话,以检验是否理解得正确,如时间、地点、联系事宜、需解决的问题等。

(三)电话交谈完毕时,应尽量让对方结束对话,若确需要自己来结束,应解释、致歉。通话完毕后,应等对方放下话筒后,再轻轻地放下电话,以示尊重。

(四)选择适当的时间。一般的公务电话最好避开临近下班的时间,因为这时打电话,对方往往急于下班,很可能得不到满意的答复。公务电话应尽量打到对方办公室,若确有必要往对方家里打时,应注意避开吃饭或睡觉时间。

(五)首先通报自己的姓名、身份。必要时,应询问对方是否方便,在对方方便的情况下再开始交谈。

(六)在电话上谈生意,时问观念要强,要珍惜每分钟交谈的效果。更要注意声音的大小,以使对方听得清楚,这是很关键的。

(七)如果要把对方的话做成备忘录,最好是一边重复对方的话,一边做记录,最后把记录重复一遍,请对方确认。当然,电话的用语要谦虚恭敬。

(八)接到和自己业务不相关而又必须当场给予答复的电话,除非自己确实有完整的咨料.否则.决不可信口开河,妄做决定。与其信口开河以抓住客人,不如据实回答以保公司的信誉。

(九)不要在外面打电话做联络。万一真的有必要,通电话时应该避免让对方听到背景声音,例如咖啡店的音乐。另外,在没有联络到对方时,要采取主动再联络的方法,而不要请接电话者留话要对方打电话过来。

此外,文员作为公司的职员,在使用电话时务必注意以下几点禁忌:

1.不要在公司打私人电话;

2.少打长话。

办公室文员其他礼仪

一、仪态仪表礼仪

1、着装:团队活动要求队员统一着装,显示良好的团队精神。

2、站姿抬头,颈挺直,下颌微收,双肩放松,两腿并拢立直,脚尖分开呈“V”字状。身体重量平均分布在两条腿上。双手交搭贴于腹部,挺胸、收腹。给人以挺拔向上、庄重大方、精力充沛的印象。

3、行姿行走时步履应自然、轻盈、敏捷、稳健。上身正直,眼平视,挺胸收腹立腰,重心前倾,双肩平稳,不宜左顾右盼,左右摇晃。集体行动时,不得喧笑打闹。

4、坐姿入坐时要轻稳,走到座位前,转身后退,轻稳坐下。女子裙装入座时,应将裙向前收拢一下再坐下。腰背挺直,两臂自然弯曲放在膝上,双腿并拢。起立时,右脚向后收半步而后站立。

二、见面礼仪

1、握手通常年长(尊)者先伸手后,另一方及时呼应。来访时、主人先伸手以表示欢迎。告辞时,待客人先伸手后,主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度。初次见面时,时间一般控制在3秒钟内。

2、介绍介绍时应把身份、地位较为低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。介绍时陈述的时间宜短不宜长,内容宜简不宜繁。同时避免给任何一方厚此薄彼的感觉。

3、致意 表示问候之意。通常在各种场合用举手、点头、欠身、脱帽等方式向相识的人打招呼。

三、谈话礼仪

人际交往中应随时注意使用礼貌用语,是谈话中的基本要求。

1、问候 根据彼此的关系问候“您好!”、“你好”、“早上好”、“晚安”等,初次相识可说“您好,见到您很高兴”。

2、道歉 做了不应该做的事,应及时道歉“对不起,实在抱歉”、“真过意不去”、“真是失礼了”。或者是不经意打扰别人应说:“对不起,打扰了”、“对不起,打断一下”等。

3、应答“您不必客气”、“没关系,这是我应该做的”、“照顾不周,请多指正”。

4、慰问“您辛苦了”、“让您受累了”、“给你们添麻烦了

四、迎送接待礼仪

1、接站对远道而来的客人,要做好接站工作,掌握客人到达的时间,保证提前迎候,接站时,准备迎客牌,并在客人到达时高举,以便客人辨认。

2、会面客人到达,应主动迎接,热情打招呼。如果是长者或身体不太好的应上前挽扶,客人手中提有重物应主动接过来。

3、入室陪客者应走在客人的左边,或走在主陪人员和客人的身后,到达会客室门口,应打开门,让客人先进,并把客人介绍给在场的有关人员。

4、送客按照接待时的规格对等送别。离开时,应与客人热情话别。

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