会议管理的秘诀
作为企业管理人员，每个人一定会碰上一大堆开不完的会议，如何开好会议，如何使会议开的有成效，以下是小编为大家整理的关于会议管理的秘诀，希望能给大家带来帮助!
会议管理的秘诀
一段时间以来，著名专家谭小芳老师作为清华大学、北京大学、浙江大学高级总裁班客座教授，经常应邀在全国各地为众多知名企业作过《会议管理的秘诀》的课程，在谭小芳老师看来，会议管理，看似简单，但真正把它做好，却是秘书或者其他行政办公人员比较头疼的事情。业界流行一句话，叫做：“会而议，议而决，决而行，行而彻。”这句话读起来琅琅上口，简明扼要，亦有一些企业将之张贴会议室一偶，但是真正将会议管理做好，绝非易事。在实际工作中，要不就是会而不议，或者就是议而不决，或者决而不行，凡此种种，皆存业界。
在“会而议，议而决，决而行，行而彻”这句话前面其实要加上另外三个字，就是“备而会”。在召开会议之前如果没有做好会议准备，那么还不如不要开会，这样的会议注定是一个失败的会议。因此，会议召集者必须做好会议准备工作。会议通知内容里须写明会议时间，会议地点，与会者，会议讨论主题，如果要求与会者携带笔记本或者汇报材料等，也必须在会议通知中备注说明。如此，与会者方可有备而来。
没有制度或者有制度执行不了，靠会议;有矛盾、有纠纷，积怨多了，靠会议;有投诉、有质量问题，没有人解决得了，靠会议;有临时任务、有上级指令，要布置，靠会议……总之，没有规范的企业，一切工作靠会议。会议无规划、会议无主题、会议无目的，会议随时可能召开，会议随时可能延长、会议常常老调重弹，会议往往议而不决。会议只是表明管理者在工作，却不能帮助员工解决多少实际问题。
说起开会，很多企业的员工都会心生恐惧。会议并不杀人，为何会生恐惧呢?有个企业的员工告诉我：对他们而言，会议就是煎熬和折磨。说好三分钟的短会，不超过半小时不会结束;说好二个钟头的会议，没有半天下不来。领导出差前要开个会，叮咛叮咛;领导出差后，见闻要介绍介绍，当然忘不了对其出差期间犯错误的员工要清算清算。领导参观一下别的企业，发现有差距，也要回来骂骂员工——为什么你们没有别人做得好?会上总是老板或上司在教训员工——好像企业的所有问题都出在员工身上。今天张三挨骂，明天李四被批，下一次不知轮到谁。这样的企业，员工有没有别的病不清楚，但一定少不了会议恐惧症。
之所以提到“指导”和“沟通”，说出了会议不仅是通知告知的作用，它是信息发送接收反馈处理的平台，不仅仅是信息的输出还有信息的反馈。一旦，产生反馈，会议就有了“管理”功能。在团队管理中，日常会有很多常规会议，笔者曾将所率团队会议化为“三级会议”，基层员工每日晨会、中层管理每周例会、高层管理每月汇报，并在常规会议中，不断穿插非常规高层见面会，随时把控进度保证结果的提前超额完成。
谭小芳老师认为关于发现问题和解决问题，这是对会议最常见的认识。而，会议一般常犯的毛病在于，一味地发现问题，或者一味地解决同一个问题，会议成为形式，每天的会议都围绕在有意义没有实质进展的问题上。因为，个人能力的局限，会议解决问题的优势在于能集思广益，或令其他人触类旁通进而得到或超过原定的目标。
这些常规会议就起着非常重要的管理角色，它们是管理团队的纽带和桥梁。通过这些会议，高层的意志转化为制度被执行，市场的声音不断收集反馈，总体方向得到不断校正，信息往返在会议中，会议真正起到了管理效用。管理，不仅是上对下的管理，还是下对上的反馈，会议在这里就起到这个作用。
一般平常的会议，都是采用几个与会者聚在一个会议室里开会的方式进行，我们称之为“会场式”会议。但随着信息技术的发展，会议形式也越来越多，会议的档次也显得越来越高。诸如“电视电话会议”等新兴词汇纷至沓来。现在，QQ、MSN、SKYPE等聊天工具上都设有“邀请”的功能，无论与会者在北京、上海，还是在美国、欧洲，只要约定统一的时间上线，互相邀请，就可以立即在聊天工具上进行开会了。加之视频设备，与会者之间都可以听到对方发言，而且可以看到彼此，会议效果一点不亚于“会场式”会议。这种会议方式，因为完全依托网络存在，节省了差旅费、会议材料成本费等各种费用，简便而经济，我们称之为“网络式”会议。“网络式”会议已经在一些外资企业和高新技术企业广泛应用，未来必定成为企业会议形式的主流。
开会要讲究会议质量。开会打电话、开会抽烟耳语，开会迟到早退，开会时间过长，会上不说，会后发牢骚等现象，都是会议质量不高，会风不好的典型例子。首先，一般会议召开过程中必须规定三个角色：一是主持人，二是记录人，三是调度人。这三个角色中，会议主持起到一个主线的作用，其职责是宣布会议开始、提出会议议题、把握会议时间、执行会议制度、总结会议内容、跟踪会议结果。调度人，起到把握整个会议主题，以防跑题的作用。一般由与会者中职位最高者担任，负责控制会场秩序、紧扣议题议论、指定发言人、总结会议优劣。
谭小芳老师认为可以在会议中设一个"停车场"，将相关的在此次会议上一时无法得出定论的议题，暂时放入"停车场"，留到以后机动的时间里讨论，以避免影响会议的进程。在很多时候这个"停车场"是非常有用的。记录人，详细记录会议的要点和细节，准备会议纪要，以便于会后做出客观的会议评估。记录人起到一个支持的作用，负责准确记录会议的要点并发放会议纪要，最后确认执行人及完成时间。
其次，制定会议制度，严格会议纪律。有一家企业在会议制度中采用了一个“现场捐款”的方式，规定：与会者每迟到一分钟，现场捐款10元;会议过程中，电话铃声每响一次，现场捐款10元，手机等通话工具必须处于震动状态或者关机状态。为什么要突出“现场”两字?因为执行一个制度必须要求快捷迅速，这样被处罚者才能在第一时间里知道错误所在，处罚不是目的，而是让受罚者不要犯下同样的低级错误。
此外，企业开会切忌条条框框。有些企业开会，一走进会场就能感受到一种死气沉沉的氛围。与会者害怕在会场上发表自己的看法，害怕自己的观点得罪了对方，于是就选择了沉默。但是等到会议一结束，就会满腹牢骚。而有些企业的开会氛围却刚好相反，与会者各抒己见，滔滔不绝，有时候为了一个问题争得面红耳赤，拍桌子瞪眼睛的，张三把他的观点阐述着自己的观点，李四据理坚持自己所想的方案，此时由主持人或者调度人决定采用哪个方案，不管接受谁的方案，但是走出会议室，大家还是喜笑颜开，都能够严格去执行会上决定的方案。同样是开会，前者带来的是恶性循环，后者带来的是良性循环，只要形成了良好的会风，那么很多扯皮的问题就会迎刃而解，这就是“会而议，议而决，决而行”。
会议组织者除了通知、组织会议外，还有一个任务就是保证会上决定的工作任务得到全面贯彻。很多企业开会，会上决定的事情很多，但是往往不当场明确工作任务的完成时间，导致会后工作任务迟迟不能完成。所以，支持人在会上在充分讨论一个事情后，必须马上决定此事的负责人、需要协调的部门以及完成时间。接着，会议组织者在会议结束后要检查督办各项事情的完成情况，只要做好了检查(check)这个环节，会议管理才最终真正告一段落。
会议管理技巧
1. 以积极的心态看待会议
在参加会议以前，一定要以积极正面的心态参加，要明白开会是一种最直接表现你自己能力的机会，你的业务能力、人际能力、应变能力、表达能力等都会在开会中表现出来。
2. 要有明确的会议目的
开会通常为了三个目的：沟通、管理和决策。而不管哪一个目的，会前一定要明白会议的主题，围绕主题有的放矢做充分准备。
3. 精选参加会议的人员
会议的参加人员数量要适度，不能太多，在公司中的层级不能相差太远，否则不可能做到畅所欲言、各抒己见。
4. 会前要有议程
要在会议之前建立清楚的会议议程，并要在会前发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、本质与架构，使他们能有充分的时间准备相关的资料。
5. 会前要做准备
参加会议前要根据得到的会议议程作充分的准备，包括收集信息、准备资料，如要在会上发言不但要准备发言内容，还要设想别人可能会提的问题并做准备。
6. 公开称赞、私下批评
会中要做到就事论事，争论时不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同也要注意措词，不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。
7. 开放心胸，容纳意见
会中要采取民主模式，要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人，如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。
8. 设定时间，准时开始、准时结束
要尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有思想准备。
9. 认真做好会议记录
一定要有一个准确完整的会议记录，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。
10.事后追踪
要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议 决议都能完成。